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Alles für die Archivierung

In jedem Unternehmen müssen aus steuerrechtlichen und kaufmännischen Gründen Dokumente wie Bilanzen, Jahresabschlüsse, Akten und Rechnungen aufbewahrt werden. Voraussetzung ist eine strukturierte und übersichtliche Ablage, damit Sie die Unterlagen zur Prüfung schnell parat haben.

Die Lösung ist der Einsatz von Archivboxen, in denen Sie problemlos mehrere Ordner ablegen können. Durch die richtige Beschriftung wird der gesuchte Inhalt schnell wieder gefunden. So behalten Sie über Ihre Geschäftsunterlagen stets die Übersicht.

Wir haben alles zum Archivieren:

Tipps und Tricks zur Archivierung:

  • Beschriften Sie die Boxen sauber und klar verständlich. Je spezifischer die Beschriftung auf den Inhalt hinweist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Dokumente in der falschen Box gelangen.

  • Abhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, sollte auf jeder Archivbox das Wegwerfdatum festgehalten werden. Somit ist eindeutig dokumentiert, welche Unterlagen entsorgt werden dürfen.

  • Legen Sie Termine für die Entsorgung fest. So halten Sie Ihr Archiv schlank und vermeiden das überflüssige Aufbewahren von Unterlagen.

  • Dokumentieren Sie den Ort von jeder abgelegten Box separat in einer Excel-Liste. So finden Sie den gewünschten Ordner ohne grossartige Suche schnell wieder.

  • Für ein Archiv sind Stehregale ideal. Sie sind leicht zugänglich und erleichtern die übersichtliche Ablage.

  • Die Ordner sollten maximal bis zu 80 % gefüllt sein, um die Suche nach dem passenden Dokument zu erleichtern. Mit der Verwendung von Trennblättern und Registern wird der Ordnerinhalt übersichtlicher.

  • Dokumente, auf die häufig zugegriffen werden muss, sollten so platziert werden, dass sie in Griffnähe sind.

Ordner und Register

Robuste Ordner und Register sind ein Muss für die Archivierung Ihrer Dokumente. Ob schmale Ordner für den kleinen Bedarf oder grosse Ordner für die Ablage von vielen Blättern – Ihre Unterlagen sind im Handumdrehen sortiert und abgeheftet. Bei uns ebenfalls erhältlich: Trennstreifen und -blätter, Heftstreifen und vieles mehr.

Stifte und Marker

Beschriften Sie Archivboxen, um genau zuzuordnen, welcher Inhalt sich in ihnen befindet. Vom Kugelschreiber über Permanentmarker bis hin zum Textmarker – Sie haben die grosse Auswahl.

Regale

Zur Archivierung darf natürlich ein passendes Regal nicht fehlen. Stehregale sind ideal, um Archivboxen übersichtlich abzulegen und leicht zugänglich zu machen.

Aktenvernichter

Abhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, sollten Sie aus Platzgründen überflüssige Dokumente entsorgen. Im Umgang mit vertraulichen Daten müssen Sie sichergehen, dass diese einwandfrei vernichtet werden. Bei uns erhalten Sie Aktenvernichter für den kleinen bis zum grossen Bedarf.
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