Tout pour l'archivage
Dans chaque entreprise, des documents tels que les bilans, les états financiers annuels, les dossiers et les factures doivent être conservés pour des raisons fiscales et commerciales. La condition préalable est de disposer d'un système de classement structuré et clair afin de pouvoir disposer rapidement des documents prêts à être examinés.
La solution consiste à utiliser des boîtes à archives dans lesquelles vous pouvez facilement classer plusieurs dossiers. Avec le bon étiquetage, le contenu que vous recherchez peut être retrouvé rapidement. De cette façon, vous gardez toujours la trace de vos documents professionnels.
Nous avons tout à archiver :
Conseils et astuces pour l'archivage :
- Étiquetez les boîtes de façon claire et nette. Plus l'étiquetage est précis quant au contenu, moins les documents risquent de se retrouver dans la mauvaise boîte.
- En fonction de la période de conservation légale, la date d'élimination doit être enregistrée sur chaque boîte d'archives. Cela indique clairement quels documents peuvent être éliminés.
- Fixez des dates pour l'élimination. Cela vous permettra d'alléger vos archives et d'éviter le stockage inutile de documents.
- Documentez l'emplacement de chaque boîte classée séparément dans une liste Excel. Vous pouvez ainsi trouver rapidement le dossier souhaité sans avoir à chercher trop longtemps.
- Les étagères sur pied sont idéales pour les archives. Ils sont facilement accessibles et facilitent un classement clair.
- Les dossiers doivent être remplis à 80 % maximum pour faciliter la recherche du bon document. L'utilisation d'intercalaires et d'onglets rend le contenu du dossier plus clair.
- Les documents qui doivent être consultés fréquemment doivent être placés de manière à être facilement accessibles.
Boîtes d'archives
Nous disposons de solutions d'archivage spéciales pour les chemises, les documents A4 en vrac, les magazines et les dossiers, ainsi que pour les registres. Avec un champ d'étiquetage pratique et une fermeture enfichable pour une fermeture rapide.
Boîtes à dossiers
Nos boîtes à dossiers extrêmement robustes sont disponibles en différentes tailles. En fonction de vos besoins, vous pouvez y stocker jusqu'à 8 dossiers. Les boîtes peuvent être utilisées pour l'expédition en même temps.
Stylos et marqueurs
Étiquettez les boîtes d'archives pour indiquer exactement le contenu qu'elles contiennent. Des stylos à bille aux marqueurs permanents et aux surligneurs, vous avez un large choix.
Destructeur de documents
En fonction de la durée légale de conservation, vous devez éliminer les documents superflus pour des raisons d'espace. Lorsque vous traitez des données confidentielles, vous devez vous assurer qu'elles sont détruites correctement. Chez nous, vous obtenez des destructeurs de documents pour les petits et les grands besoins.
